Wieso keine Regeln weniger Freiheit bedeuten

Sicher das alles im Unternehmen im richtigen Sinn funktioniert? Doch was heisst funktioniert?

Manche sagen Standards, manche sagen Werte, manche sagen Kultur. Ganz egal, wie man es nennt, er für ein Unternehmen Verantwortung trägt, der hat gewisse Vorstellungen wie das Unternehmen funktionieren soll.

Eben diese Funktion ist nichts anderes als der Prozess. Funktion umfasst eine Definition, wie ein System auf einen Input reagieren sollte. Und die Realität ist, wie es funktioniert.

Dies trifft auf die Gesellschaft, auf Familie und auf jede Organisation mit Menschen zu. Menschen brauchen für das Zusammenleben Regeln.

Kleine Wiederholung

Es gibt Menschen, die Arbeiten mit Massnahmen (oft als Macher bezeichnet, was ist zu tun) und es gibt Menschen, die arbeiten mit Zielen (oft als Denker bezeichnet, wo wollen wir hin). Die Menschen mit Massnahmen verfallen oft in einen Aktivismus, sie müssen etwas tun. Zum Beispiel digitalisieren. Menschen, die ein Ziel verfolgen verfallen oft darin, eine Überplanung vorzunehmen. Wir müssen effizienter werden, im Ablauf, in Sitzungen, in der Kommunikation, wo beginnen?

Ziele definieren (was ist wichtig, was ist dringend), Planung (was ist zu tun, Varianten, Teilziele), umsetzen. Es braucht Macher und Denker.

Auch was eine Organisation anbelangt, es braucht Macher und Denker.

Regeln erleichtern das Zusammenleben, erleichtern die Zusammenarbeit.

Dimensionen, Flughöhen, Zeiträume

Es gibt universelle Regeln, welche in einem Unternehmen überall gelten sollten, es gibt spezifische funktionale Regeln, welche nur in einem Bereich Anwendung finden und es gibt Regeln, welche nur unter speziellen Bedingungen zum Einsatz kommen. Wir kennen es aus der Gesetzgebung als Verfassung (Grundregeln, Werte), Gesetzte (Bereiche), Verordnungen (Abteilungen) und Rundschreiben oder gesetzliche Praxis für die speziellen Bedingungen.

Eine weitere Gemeinsamkeit zum Thema Zeitraum. Eine Verfassung sollte „ewig“ gelten, so auch die Leitsätze eines Unternehmens oder das Leitbild. Alles, was der Verfassung widerspricht kann nicht gelten. Gesetze bedürfen einer regelmässigen Revision. So ist es auch im Betrieb mit den Reglementen. Die Reglemente müssen regelmässig überprüft und verarbeitet werden. Zeitweise braucht es unter dem Reglement noch spezifischere Ausführungen, so ähnlich wie die Verordnungen.

Regeln erlauben direkte Prozesse

Und dann gibt es noch Weisungen. Weisungen sollten immer befristet für einen Zeitraum festgesetzt werden. Eine Weisung enthält auch die Zielsetzung (wenn das Ziel erreicht ist, gilt die Weisung automatisch nicht mehr). Wir sind in dieser Ebene in der operativen Führung. Wir sind beim Macher. Auch ein Auftrag ist oft mit spezifischen Anweisungen gegeben (Produkt A in der Farbe Gelb, Verpackung in Karton mit 25 Stück).

Doch wo braucht es Regeln und Weisungen. Immer?

Wieso es Regeln braucht

Regeln geben Orientierung, sie beschreiben den Weg, sie bilden eine Grundlage, sie bieten Sicherheit. Natürlich braucht es nicht für alles Regeln. Aber es braucht Werte. Es braucht Werte, an denen man sich ausrichten kann. Es braucht ein „was würde ein Pirat tun“ (in Anlehnung an die Pastafaris).

Regeln ist nichts als vorgenommene Steuerung. Gute Regeln erlauben, dass sich ein System, ein Prozess von selber reguliert. Somit braucht es operativ weniger eingriffe, die Prozesse laufen.

Auf der Gegenseite besteht die Gefahr einer Überregulierung und dem Wegfall der Führung. Ein Unternehmen mit Mitarbeitern ist ein soziales System. Menschen brauchen den Austausch, sie brauchen Anerkennung. Und, wie jedes System braucht es, auch wenn es nicht sehr attraktiv kling, Überwachung oder Kontrolle. Es ist nicht zu unterschätzen, wenn man mit Menschen zusammenarbeitet und sie nach dem Stand, der Funktion oder nach Schwierigkeiten fragt, im Sinne der Führung, dies auch eine Wertschätzung der Arbeit der Mitarbeiter ist.

Mit grundlegenden Werten gestaltet sich die Verhandlung über Regeln einfacher. Wenn wir uns auf metrische Masse und die deutsche Rechtschreibung und Schweizer Franken als Grundregel im Betrieb geeinigt haben, so brauchen wir die Masseinheiten, die Formulierungen und die Währung nicht mehr zu verhandeln. Regeln vereinfachen.

Führung heisst Verantwortung, Verantwortung heisst Kontrolle

Wer trägt die Verantwortung, wer ist verantwortlich? Diese Frage hört man oft, da hinter steht „Wer hätte das kontrollieren sollen“. Verantwortung heisst, auf Fragen die Antwort zu haben. Und um die Antworten zu erhalten, braucht es Einsicht und Verständnis. Es braucht das Verständnis vom IST und das Verständnis vom SOLL. Diese Analyse ist nichts anderes als eine Kontrolle. Vieles im System lässt sich automatisch kontrollieren und bei Ausbrüchen intervenieren. Ein „Monitoring“. Gerade bei einfachen Prozessen finden Mitarbeiter störend, wenn der Vorgesetzte über die Schulter schaut. Hier glaubt der Mitarbeiter, dass er die Verantwortung selber tragen kann. Und er sollte die Verantwortung auch tragen. Doch wie sieht es bei komplexeren Fragestellungen aus?

Der Mitarbeiter will Führung dann, wenn er sich alleine nicht im Stande sieht, die Verantwortung zu übernehmen. Dann ist der Vorgesetzte seine Rückversicherung. Richtig, es geht um Sicherheit. Der Mitarbeiter will sich absichern. Gute Führungskräfte sichern ihre Mitarbeiter ab.

Die Schuldfrage und die Erbsünde

Wer trägt Schuld? Immer der Vorgesetzte. Denn er trägt die Verantwortung. Er schuldet die Antwort. Zuwenig Kontrolle? Zuwenig Anleitung? Es spielt keine Rolle. Es ist auch weniger die Frage, nach der Schuld sondern eher danach, bei wem die Chance einer Verbesserung besteht. Im Prozess, beim Mitarbeiter, in der Anforderung, in der Infrastruktur? Auch wenn der Mitarbeiter nur ein Glas fallen lässt, dass auf dem Boden zersplittert. Es ist eine Störung des Ablaufs und braucht Abklärungen. Und eine Weisung, auf Glasgefässe zu verzichten (damit die nicht zersplittern können) ist wiederum eine Massnahme aber ob das Ziel dahinter (keine Störung) damit erreicht wird und die Ursache beseitigt, dass darf und muss in Frage gestellt werden.

Mach es einfach

Wir haben keine Reglemente, zu kompliziert! Also funktioniert es wie oben in der Grafik dargestellt: Es gibt solange ein hin und her bis sich jemand Zuständig fühlt und die Verantwortung übernimmt.

Man braucht nicht jedes Detail im Voraus zu regeln. Aber 80% der normalen Geschäftsfälle sollten innerhalb von klaren Abläufen und klaren Regeln stattfinden können. So auch im Prozessmanagement. Es muss nicht jeder Ablauf und jeder Prozess bis ins kleinste Detail aufgeführt und beschrieben sein. Es gilt das zu regeln, was die Arbeit vereinfacht. Es gelten die Prozesse zu optimieren, die eine Vereinfachung erlauben. Darum, wenn man es „einfach“ macht, macht man es sich einfacher. Auch wenn „einfach“ einen gewissen Initialaufwand bedeutet, der Effizienzgewinn und die Stabilität in den Prozessen macht diesen Aufwand wett. Wetten?

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