Es gibt hervorragende Tools rund um das Prozessmanagement. Mit diesen Tools kann man Prozesse zeichnen, beschreiben, prüfen, ablegen und revidieren. Ein Nachteil dieser Tools? Mehrere.
1. Die Kosten: Ein gutes, in sich funktionierendes Tool kostet relativ viel Geld, und dann erlaubt es meist keine Anbindung ans ERP oder ans QM sondern funktioniert als Insellösung.
2. Die Kosten: Meistens ist das Lizenzmodell so gestaltet, dass jeder User zusätzliche Lizenzkosten generiert. Folge: Das Tool wird nur dem Prozessmanager zur Verfügung gestellt.
3. Die Komplexität: Meistens braucht man, damit man diese Werkzeuge nutzen kann, eine relativ intensive Schulung. Und viele Angestellte im Betrieb brauchen nur einzelne Teile und nicht den ganzen Leistungsumfang.
Es gibt auch Online einiges an Informationen und Vorlagen um Prozessbeschriebe zu erstellen. Unter «Turtle» Beschrieb finden sich viele Vorlagen und natürlich auch unter dem Titel «Prozesssteckbrief».
Heute stelle ich hier, Franko und Gratis, eine Alternative zum Donwload zur Verfügung. Ein Prozesssteckbrief erstellt mit Microsoft Word.
Prozesssteckbrief
Eine Möglichkeit, bei denen alle Mitarbeiter mit den Prozessbeschreibungen arbeiten können oder auch selber Prozesse gestalten können, ist der Einsatz von gängiger Office-Software, in diesem Fall Microsoft Word.
Ich stelle mich auf den Standpunkt, dass der Prozesseigner selber die Prozesse erstellen und beschreiben sollte. Ohne einmal im Jahr ein Tool zu verwenden, bei dem er zuerst wieder eine hohe Einarbeitungszeit braucht. Zu oft übernimmt der Prozessmanager die Erstellung und Beschreibung von Prozessen. Oft erkennen die Prozesseigner dann ihren Prozess überhaupt nicht und können diesen auch nicht wirklich erklären.
Prozessmanagement ist sicher schwieriger als Akten dem Alphabet nach abzulegen. Aber es ist auch nicht so komplex, vorausgesetzt, man macht aus den Betroffenen auch Beteiligte.
Der Vorteil von beschriebenen Prozessen? Sie können gestaltet, verbessert, angepasst, optimiert und …. digitalisiert werden. Wer also noch keine Prozessbeschriebe einsetzt, unbedingt damit beginnen!
Viel Spass beim Beschreiben der Prozesse!